Núcleo de Eventos e Cerimonial

Conheça

Integrante da Divisão de Comunicação Institucional (DCI) da PUC-SP, o Núcleo de Eventos e Cerimonial foi criado para dar suporte à organização e à realização de eventos na PUC-SP. O objetivo é facilitar e agilizar a interlocução com os setores da Universidade envolvidos na realização de eventos.

A equipe é formada por Analistas de Eventos habilitados, para orientar os proponentes, sobre a elaboração dos projetos, sempre com fundamentos no Ato Conjunto do Reitor da PUC-SP e dos Secretários Executivos da Fundação São Paulo (FUNDASP), nº 03/2009, de 25/09/2009, que regulamenta todo e qualquer evento realizado nas dependências da Instituição.

Com o auxílio destes profissionais, os proponentes são orientados sobre os trâmites:

1) prazos formais previstos para entrega dos projetos;
2) procedimentos para reserva de espaços em todos os campi;
3) preenchimento de planilhas orçamentárias e prestações de contas dos eventos, entre outros aspectos que envolvem cada modalidade de evento na Universidade.

O Núcleo de Eventos da PUC-SP é responsável por receber todos os projetos de eventos da Universidade e dar os encaminhamentos necessários para a realização de cada um.

É de responsabilidade do Núcleo de Eventos e Cerimonial:

Toda a tramitação do projeto evento nas instâncias da Universidade;
Comunicação ao proponente do evento sobre a situação do mesmo;
Solicitação e reserva de equipamentos que a Universidade possui;
Reserva de todo e qualquer espaço físico dentro dos campi da PUC-SP e da DERDIC;
Intermediação com DSAS, setor de compras e serviços administrativos da Universidade;
Intermediação com o Jurídico da Universidade, para confecção de contratos.

Tipos de eventos

Conheça os tipos de eventos:

Documentos

Faça o download dos documentos necessários para a elaboração dos projetos de eventos na Universidade.

Agenda

Fique por dentro dos eventos realizados na PUC-SP, diariamente, em todos os campi.

Em caso de dúvidas, entre em contato:eventos@pucsp.br ou (11) 3670-8200

Espaços

Espaços disponíveis para eventos:

Derdic
Rua Dra. Neyde Apparecida Sollito, 435 – Vila Clementino – São Paulo – SP
Cogeae
Rua da Consolação, 881 – Consolação – São Paulo – SP
Campus Perdizes
Rua Monte Alegre, 984 – Perdizes – São Paulo – SP
Campus Sorocaba
Praça Dr. José Ermírio de Moraes, 290 - J. Faculdade – Sorocaba – SP
Campus Barueri
Av. Sebastião Davino dos Reis, 786 – Barueri – S.P
Campus Consolação
Rua Marquês de Paranaguá, 111 – Consolação – SP
Campus Santana
Rua Voluntário da Pátria, 1653 – Carandiru – SP
Campus Ipiranga
Av. Nazaré, 993 – Ipiranga – São Paulo - SP
Teatro Tuca
Rua Monte Alegre, 1024 - Perdizes -São Paulo - SP

Perguntas Frequentes

1. Qual é a primeira providência para se organizar um evento nas dependências da PUC-SP/FUNDASP?

Todo evento se inicia com uma descrição detalhada do que se pretende realizar e qual a infraestrutura necessária (como, onde, quando, a quem, quantos etc.). São informações gerais, porém importantíssimas para o planejamento do evento. Portanto, a primeira coisa a se fazer é redigir um projeto do evento, que deverá conter minimamente os itens relacionados nas páginas 11 e 12 do Ato nº 03/2009.

2. Após redigir o projeto, a quem encaminhá-lo?

Assim que o projeto estiver pronto, encaminhe-o ao superior de sua Unidade Proponente, sempre seguindo a Estrutura e Organização Acadêmica previstas no Regimento Geral da Universidade, para que o superior tome ciência e redija uma manifestação (carimbada, assinada e datada) a respeito da realização do evento. Ex.: Faculdades, cursos de graduação, núcleos extensionistas e programas de pós-graduação Stricto Sensu devem colher manifestação do diretor da Unidade. Manifestações de coordenadores são aceitas apenas para as Coordenadorias.

3. Além do projeto e da manifestação do superior, o que mais é necessário para que o projeto possa ser entregue ao Núcleo de Eventos?

Além do projeto e da manifestação favorável, é preciso preencher e entregar a planilha orçamentária (versões impressa e eletrônica), inserindo todos os itens e a quantidade de infraestrutura necessária para a realização do evento. É preciso relacionar inclusive os itens que forem custeados com verba de terceiros (patrocinadores, apoiadores, doadores, agências de fomento e inscrições). Discrimine sempre o que cada um irá custear.

4. Se eu não tiver certeza dos valores e quantidades para o preenchimento da planilha, posso colocar um número estimado?

Sim, o ideal é fazer uma estimativa. Após a realização do evento haverá a prestação de contas e a planilha será ajustada para o valor real.

5. Caso eu tenha dificuldades para estimar os custos e preencher a planilha orçamentária, a quem devo recorrer?

Ao Núcleo de Eventos e Cerimonial. Os analistas poderão auxiliar na montagem da planilha.

6. Quem pode protocolar o projeto no Núcleo de Eventos e Cerimonial?

Segundo o Ato nº 03/2009, quem deve protocolar os projetos no Núcleo de Eventos e Cerimonial é a Unidade Proponente. Mas o projeto também pode ser entregue pelo organizador responsável.

7. O projeto, a planilha e a manifestação podem ser encaminhados por e-mail, ou apenas pessoalmente?

Sim, podem ser encaminhados para o e-mail eventos@pucsp.br. Lembramos apenas que o Núcleo de Eventos trabalha com projeto por ordem de chegada. Assim, o projeto que chega primeiro tem prioridade na escolha dos espaços físicos.

8. Como eu sei que meu projeto entrou primeiro?

Ao entregar o projeto pessoalmente no Núcleo de Eventos e Cerimonial, seu projeto recebe um carimbo de entrada com data e o horário em que chegou. Traga uma cópia de seu projeto para que possamos protocolar sua via.
Se você encaminha o projeto por e-mail, fica valendo a data e o horário registrados no cabeçalho da mensagem eletrônica, anexada ao seu projeto. Você receberá uma mensagem da equipe do Núcleo de Eventos e Cerimonial acusando o recebimento da mensagem, com a data e o horário do recebimento.

9. Quais são os tipos de eventos que precisam da manifestação da Pró- Reitoria responsável? Quem deve colher esta manifestação?

A manifestação da Pró-Reitoria responsável é necessária apenas para os eventos na categoria Acadêmico-Geral. Nestes casos, quem encaminha o processo para a Pró-Reitoria responsável é o Núcleo de Eventos e Cerimonial.
Os Programas de pós-graduação precisam observar as exigências do Ato 05/2009 da Pró Reitoria de Pós-Graduação datado de 23/11/2009, que exige que o projeto seja encaminhado a uma Comissão antes de ser protocolado no Núcleo de Eventos e Cerimonial.

10. Alunos podem propor eventos na Universidade?

Alunos, empresas juniores, centros acadêmicos, atléticas e outras organizações só poderão propor eventos se tiverem um professor da Universidade que assuma formalmente a responsabilidade pelo evento. Portanto, além do projeto, planilha orçamentária, manifestação favorável da direção da Faculdade, os alunos precisarão apresentar um aceite formal do professor, responsabilizando-se pela atividade.
Nesses casos, depois de protocolado no Núcleo de Eventos e Cerimonial, o projeto será encaminhado, para manifestação, à direção do respectivo campus e à Pró-Reitoria de Cultura e Relações Comunitárias ou à Pró-Reitoria de Graduação, dependendo da natureza do evento.

11. Protocolado no Núcleo de Eventos e Cerimonial e colhidas as manifestações necessárias, qual é o próximo caminho do projeto?

Os analistas do Núcleo de Eventos e Cerimonial farão uma checagem dos itens obrigatórios no projeto e uma leitura apurada para saber do que se trata o evento e qual a estrutura necessária para sua realização. É muito importante que os contatos (telefones e e-mail) do proponente estejam atualizados para que os analistas possam localizá-lo com rapidez em caso de dúvidas ou incorreções.
Se tudo estiver em conformidade com o Ato 03/2009, o analista responsável dará início ao processo encaminhando o projeto à Assessoria de Desenvolvimento de Projetos Interinstitucionais (ADPI) para análise e manifestação quanto à planilha orçamentária.

12. Em relação aos eventos, o que faz a ADPI?

Uma análise sobre a viabilidade financeira do evento, levando em consideração a entrada de recursos e se há ou não desembolso financeiro da FUNDASP. Após redigir parecer, caso não haja desembolso financeiro, a ADPI encaminha o projeto aos Secretários Executivos da mantenedora e à Reitora para apreciação, devolvendo em seguida ao Núcleo de Eventos e Cerimonial para providências cabíveis. Caso haja desembolso financeiro, após parecer, a ADPI devolve o processo ao Núcleo de Eventos, que o encaminhará ao Conselho Administrativo (CONSAD) para deliberação.

13. De quanto em quanto tempo o Consad se reúne?

O CONSAD se reúne quinzenalmente. Portanto, se o seu projeto tem desembolso financeiro (pró-labore, passagens, hospedagens, coquetéis etc.), protocole-o com a antecedência necessária para a tramitação pelo CONSAD.

14. O Consad pode reprovar a proposta do meu evento?

A intenção do Consad não é inviabilizar os eventos, mesmo os que se apresentem deficitários. Pelo contrário, a proposta é dar maior suporte para a realização dos eventos, através do Núcleo de Eventos e Cerimonial e da ADPI.

15. Enquanto o projeto está tramitando, eu posso comprar passagens ou contratar os serviços de terceiros e pedir reembolso após a aprovação do Consad?

Não. Quando os serviços de terceiros forem custeados com verba da Universidade, devem ser cotados e contratados pelo Setor de Compras da Instituição, que tem profissionais aptos a efetuar as compras de acordo com as normas internas. As compras devem ser feitas sempre após a aprovação do CONSAD. Em caso de dúvidas, contate o Núcleo de Eventos e Cerimonial, que poderá colocá-lo em contato com a Divisão de Serviços Administrativos e Suprimentos (DSAS).

16. Quais são os serviços que posso solicitar sem o intermédio do Núcleo de Eventos e Cerimonial?

Nenhum. Espaço físico, equipamentos, desenvolvimento de sites para inscrições, serviços de materiais gráficos e divulgação – toda a infraestrutura da Universidade deve ser solicitada ao Núcleo de Eventos e Cerimonial.

17. Posso escolher o espaço físico para meu evento?

Você poderá indicar suas preferências no item ''Infraestrutura necessária''; no entanto, os espaços estarão sujeitos a disponibilidade.

18. Os eventos comerciais deverão seguir os mesmos trâmites do Acadêmico-Geral e Acadêmico Curricular?

Não. Eventos comerciais têm tramitação diferente, que pode ser observada na página 05 do Ato 03/2009.

19. Quais serão as conseqüências se eu não seguir o trâmite do evento conforme o Ato 03/2009?

Primeiramente, você não conseguirá reservar os espaços nem equipamentos, nem qualquer outra infraestrutura da Universidade, pois todos os setores estão trabalhando conforme o Ato 03/2009. Segundo, estará sujeito a abertura de uma sindicância interna, conforme especificado no Ato 03/2009.

20. Porque tenho que preencher uma planilha se só preciso de sala e um equipamento?

A infraestrutura da Universidade tem um custo contábil que será lançado no centro de responsabilidade da Unidade Proponente. O Núcleo de Eventos e Cerimonial tem a tabela encaminhada pela ADPI; consulte-nos para saber os valores dos itens.